Datenschutzerklärung für XUADRA

1. Verantwortlicher

Bastian Herrmann – XUADRA Softwaresysteme
Sophienstraße 4
73663 Berglen
E-Mail: info@xuadra.com

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist der oben genannte Anbieter.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Die Webanwendung XUADRA dient der Verwaltung von Mitgliedern, Beiträgen, Veranstaltungen und organisatorischen Abläufen innerhalb von Vereinen, Sportschulen und ähnlichen Organisationen. Dabei werden personenbezogene Daten verarbeitet, um die vertraglich vereinbarte Leistung zu erbringen.

3. Art der verarbeiteten Daten

Folgende Kategorien personenbezogener Daten können verarbeitet werden:

Stammdaten (z. B. Name, Anschrift, Geburtsdatum)
Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
Zahlungsinformationen (z. B. Bankverbindung, Beitragsstatus)
Vertragsdaten (z. B. Mitgliedschaft, Laufzeit, Tarife)
Nutzungsdaten (z. B. Logins, Interaktionen in der Software)

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung des Nutzungsvertrags.

Sofern gesetzlich erforderlich, holen wir darüber hinaus eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein.

5. Datenverarbeitung im Auftrag

XUADRA wird als Software-as-a-Service angeboten. Die Nutzer (z. B. Vereine) sind für die Rechtmäßigkeit der Datennutzung verantwortlich. Der Anbieter handelt als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird auf Wunsch zur Verfügung gestellt.

6. Speicherung und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur solange gespeichert, wie dies für die Bereitstellung der Dienste oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Nach Vertragsende erfolgt die Anonymisierung oder vollständige Löschung der Daten innerhalb von 30 Tagen, sofern keine andere gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht.

7. Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt ausschließlich:

zur Vertragserfüllung (z. B. Zahlungsdienstleister)
bei gesetzlicher Verpflichtung
mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten erfolgt nur, wenn geeignete Garantien im Sinne der DSGVO vorliegen (z. B. EU-Standardvertragsklauseln).

8. Sicherheit der Datenverarbeitung

XUADRA trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), um die Sicherheit personenbezogener Daten zu gewährleisten. Dazu gehören insbesondere:

SSL-Verschlüsselung der Datenübertragung
Zugriffsbeschränkung durch Rollen- und Rechtesystem
Regelmäßige Backups und Systemaktualisierungen

9. Betroffenenrechte

Nutzer haben jederzeit das Recht auf:

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an info@xuadra.com.

10. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Zuständig ist u. a. der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/

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